PENGUATAN LAYANAN PUBLIK MELALUI SISTEM SURAT DIGITAL BERBASIS WEB DI DESA RAMBATAN WETAN, INDRAMAYU

Vera Wati; Mohammad Yani; Muhamad Mustamiin; Putri Widanti Setyanti; Mohammad Rizky Permana; Tia Seftiani

doi:10.36728/ganesha.v5i2.5261

Vera Wati Politeknik Negeri Indramayu https://orcid.org/0009-0006-0316-7246
Mohammad Yani Politeknik Negeri Indramayu
Muhamad Mustamiin Politeknik Negeri Indramayu
Putri Widanti Setyanti Politeknik Negeri Indramayu
Mohammad Rizky Permana Politeknik Negeri Indramayu
Tia Seftiani Politeknik Negeri Indramayu

DOI: https://doi.org/10.36728/ganesha.v5i2.5261

Kata Kunci: digitalisasi_layanan_publik, sistem_surat_digital, SKTM_SKU_SKPD, pemerintahan_desa, balai_desa_rambatan_wetan, indramayu

Abstrak

Balai Desa Rambatan Wetan, Kecamatan Sindang, Kabupaten Indramayu, menghadapi tantangan signifikan dalam penyelenggaraan layanan administrasi surat menyurat yang masih dilakukan secara manual. Kondisi ini mengakibatkan keterlambatan pelayanan, kesalahan pencatatan, dan kesulitan dalam pengarsipan dokumen. Menyikapi hal tersebut, dilakukan implementasi sistem surat digital berbasis web untuk meningkatkan efisiensi layanan publik. Metode pelaksanaan dirancang secara partisipatif dan sistematis melalui beberapa tahapan diantaranya, identifikasi masalah, analisis kebutuhan, perancangan sistem, pengembangan dan pengujian, implementasi, pelatihan, pendampingan, evaluasi, dan dokumentasi. Sistem yang diterapkan mencakup fitur utama seperti pengelolaan data pemohon, pemilihan jenis surat (SKTM, SKU, SKPD), indeksasi kode penomoran surat otomatis, penyimpanan surat keluar, dan pengarsipan digital. Pelatihan dan pendampingan diberikan kepada mitra dari unsur perangkat desa, dengan pendekatan berbasis simulasi langsung. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa sistem ini mampu mengurangi kesalahan input, mempercepat proses layanan, serta meningkatkan akurasi dan transparansi data. Umpan balik dari mitra menyarankan pengembangan lanjutan berupa fitur pengajuan surat secara daring oleh warga, dengan tetap mempertahankan mekanisme validasi oleh desa guna menjamin keabsahan dokumen. Secara keseluruhan, kegiatan ini berhasil menghadirkan solusi digital yang efektif dan adaptif terhadap kebutuhan pelayanan publik di tingkat desa, serta membuka peluang pengembangan sistem lebih lanjut guna mendukung tata kelola pemerintahan desa yang lebih modern dan responsif.

Referensi

Aini, A. H. N., Seno, F. A., & Saputri, K. N. (2022). Rancang Bangun Sistem Informasi Pengelolaan Arsip (Studi Kasus Kantor Kelurahan Cibubur). Restorica: Jurnal Ilmiah Ilmu Administrasi Negara Dan Ilmu Komunikasi, 8(2), 37–41. https://doi.org/10.33084/restorica.v8i2.3633

Arief, M., Budi, S., & Sadiah, H. T. (2021). Digitalisasi Pengarsipan Surat Pada Kantor Kecamatan Cigudeg Digitalizing Letters in the Kecamatan Office of Cigudeg. Bisnis Dan Komputer, 1(1), 38–43. http://www.jubikom.unpak.ac.id

Jayusman, H., & Mahardika, F. (2024). Perancangan Sistem Arsip Surat Masuk dan Surat Keluar Desa Wanutengah Kab. Temanggung Berbasis Mobile. Blend Sains Jurnal Teknik, 3(1), 74–84. https://doi.org/10.56211/blendsains.v3i1.566

Mayyora, R., Sholihah, Q., Wanusmawatie, I., & Wanto, A. H. (2025). Transformasi Digital Desa dan Implikasinya Terhadap Pembangunan Berkelanjutan: Pendekatan Literature Review. Indonesian Journal of Intellectual Publication, 5(2), 100–111.

Mustamiin, M., Darsih, D., & Putra, W. P. (2020). Pelayanan Elektronik Masyarakat Desa sebagai Penerapan Smart Village pada Desa Sleman Lor. IKRA-ITH ABDIMAS, 3(2), 14–20.

Nurlistiani, R., Wibaselppa, A., Mutiara, S., & Hidayat, A. F. (2023). Implementasi Paperless Office System Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja (Studi Kasus : Kantor Balai Kota Way Khilau). Jurnal Publika Pengabdian Masyarakat, 5(2), 102–108. https://doi.org/10.30873/jppm.v5i2.3987

Purwaningrum, S., Maharrani, R. H., Susanto, A., Abda’u, P. D., Faiz, M. N., Somantri, O., Kristiningsih, A., & Wittriansyah, K. (2025). Pengembangan Desa Digital Dengan Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Untuk Meningkatkan Pelayanan Publik Pada Pemerintah Desa Banjarwaru Kecamatan Nusawungu Kabupaten Cilacap. Jurnal Pengabdian Teknologi Tepat Guna, 6(1), 110–124.

Royani, D. A., & Rohman, A. (2023). Sistem Informasi Manajemen Surat Menyurat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall Di Desa Bodeh Kecamatan Randublatung Kabupaten Blora. JAMASTIKA, 2(2), 31–38. https://doi.org/10.35473/jamastika.v2i2.2447

Tamrin, M. H., Umiyati, S., Arieffiani, D., Lubis, L., Ambarwati, A., & Achmad, Z. A. (2022). Optimalisasi Sistem Pelayanan Rakyat Sidoarjo (SIPRAJA) Menuju Kalanganyar sebagai Desa Digital. JPP IPTEK (Jurnal Pengabdian Dan Penerapan IPTEK), 6(2), 127–134. https://doi.org/10.31284/j.jpp-iptek.2022.v6i2.3612

Tini, D. L. R., & Alfiyah, N. I. (2024). Pelatihan Sistem Pengelola Arsip Inventaris ( SIPARIN ) Dalam Meningkatkan Sistem Administrasi Kependudukan di Desa Ellak Daya Kecamatan Lenteng Kabupaten Sumenep. 2(November).

Tini, D. L. R., Hidayat, I., & Alfiyah, N. I. (2024). Pelatihan Sistem Administrasi Manajemen Pelayanan Publik di Desa Lenteng Timur Kecamatan Lenteng Kabupaten Sumenep. Abhakte Jurnal Pengabdian Kepada Masyarakat, 2(1), 1–11. https://doi.org/10.24929/abhakte.v2i1.3436

Trisudarmo, R., & Puteriawati, D. (2023). Peningkatan Pengelolaan Manajemen Dokumen Dan File Dengan Pemanfaatan Google Drive Pada Aparatur Pemerintah Desa. Jurnal Abdikaryasakti, 3(1), 45–86. https://doi.org/10.25105/ja.v3i1.15316

Utami, S. A., Trisnawati, Y., Jihan, F. N., Klose, M., & Afidah, D. I. (2023). Pengabdian Deli Sumatera Jurnal Pengabdian Masyarakat Pelatihan Digitalisasi di Era Teknologi Bagi Kader PKK Desa Lebakgowah. JurnaL PEngabdian Masyarakat, II(II), 28–35.

Wati, V., Widarti, E., Erkamim, M., Fernandita, M. R. P., & Karsono, D. (2024). Pengembangan Fasilitas Internet Guna Peningkatan Pelayanan Administrasi Kemasyarakatan. GANESHA: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 4(2), 230–240.

Wati, V., Widarti, E., Erkamim, M., Wartono, W., Pamungkas, M. R. F., Karsono, D., Setyawati, N. Y., Rundi, A. U. B., & Khofid, A. N. (2025). Pendampingan Manajemen Kesekretariatan Organisasi Pemuda Desa Melalui Aplikasi E-Archive. Madani: Indonesian Journal of Civil Society, 7(1), 1–11.